PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

A. PENDAHULUAN
Era globalisasi telah mengubah dunia menjadi seakan tanpa batas, perkembangan ilmu pengetahuan kian pesat dan pada waktu yang sama di tempat yang berbeda, informasi dapat diperoleh dengan mudah. Sebagai konsekuensi logis terjadilah ledakan informasi yang tentunya memerlukan suatu teknologi yaitu teknologi informasi untuk dapat mengakses dan menyebarluaskan informasi tersebut dengan cepat.
Pesatnya kemajuan teknologi informasi dewasa ini berdampak cukup luas terhadap semua lini kehidupan, termasuk kehidupan organisasi sosial maupun bisnis. Dengan kehidupan masyarakat global yang penuh tantangan menuntut organisasi dengan segenap potensi dan misi mampu menempatkan diri dalam konteks lingkungan strategis yang selalu berubah. Terjadinya perubahan dalam suatu segi bisa menjadi penyebab terjadinya perubahan pada segi yang lain. Karenanya suatu perubahan dengan perubahan yang lain saling berkaitan, berhubungan dan saling pengaruh mempengaruhi.
Di dalam organisasi, perubahan merupakan salah satu kunci dalam mencapai pengembangan organisasi. Organisasi terus berubah karena merupakan sistem terbuka yang selalu berinteraksi dengan lingkungannya. Organisasi juga berubah karena selalu menghadapi berbagai macam tantangan, baik tantangan dari luar maupun tantangan internal.
Salah satu contoh perusahaan yang terus menerus melakukan perubahan organisasi adalah Unilever, sebuah perusahaan besar multi produk, mulai dari detergen, sabun mandi, hingga makanan. Beberapa strategi perubahan organisasi yang dilakukan oleh Unilever sebagai organisasi bisnis antara lain:
1. Penyederhanaan dan menata ulang bisnis yang telah membawa pada pengurangan 45% dari populasi kepemimpinan senior sejak Februari 2005, sebagai bagian dari program One Unilever di tahun 2004. Untuk membangun kapasitas dan perspektif eksternal, Unilever merekrut pemimpin-pemimpin senior dari pasar eksternal sehingga 12% populasi kepemimpinan sekarang telah bergabung dengan pasar eksternal sejak tahun 2004.
2. Pengurangan dan akuisisi. Sekitar tahun 2009, Unilever menanggalkan kepentingan pada JohnsonDiversey, dan berhasil memperoleh bisnis produk rambut profesional (TIGI), bisnis es krim di Romani dan bisnis saus di Baltimor, Rusia. Akuisisi lain di tahun 2010 adalah mendapat bisnis perawatan Sara Lee, dengan brand Sanex, Radox dan Duchdas.
3. Struktur Research & Development (R&D) yang baru. Di tahun 2009 dengan diimplemantasikannya organisasii R&D One Unilever, menjadikan 6000 profesional R&D bersama-sama dalam satu organisasi yang tergabung dan membuat portofolio terintegrasi dari projects yang saling berkaitan dari riset sampai pengembangan dan peluncuran pasar. Organisasi R&D ini didesain untuk mempercepat terlaksananya kemajuan yang menumental, meningkatkan fokus pada lebih sedikit inovasi-inovasi besar dan mengoptimiskan keseimbangan antara proyek jangka pendek dan jangka panjang.
4. Outsourcing. Pada tahun 2010 Unilever menciptakan sebuah unit bisnis global baru yang mengintegrasikan layanan TI, Sumber Daya, Keuangan, Manajemen Informasi serta Jasa Perkantoran dan Travel sebagai tahapan untuk menciptakan organsisasi yang aktif dan kompetitif pada masa mendatang. Unit baru ini akan terus menggunakan kombinasi layanan in-house dan melalui outsourcing untuk memenuhi kebutuhan Unilever yang berubah.
5. Melakukan pendekatan yang bertanggung jawab, dalam menerapkan program perubahan Unilever berupaya memegang teguh nilai-nilai dan memperlakukan karyawan secara terhormat, integritas serta adil sebagaimana tercantum dalam Tujuan Korporat dan Kode Etik Prinsip Usaha. Contohnya ketika Unilever menutup tiga pabriknya di Belanda tahun 2008 yang berdampak pada pengurangan lebih dari 470 karyawan, Unilever mengelola pelatihan dan penggantian untuk membantu mereka yang terkena dampak pengurangan untuk menemukan pekerjaan baru. Sekitar 300 pekerja berpartisipasi pada program ‘Right Outplacement’, sementara 60 dianugerahi sertifikat pengakuan kompetensi mereka. Dari kelompok 100, lebih dari separoh menemukan pekerjaan baru sebelum bulan April 2009.
Berangkat dari fakta di atas, penulis tertarik untuk mengkaji permasalahan dalam suatu organisasi dengan judul Perubahan dan Pengembangan Organisasi.

B. KAJIAN TEORITIS

1. Pengertian Perubahan Organisasi
Michel Beer (2000) menyatakan berubah itu adalah memilih tindakan yang berbeda dari sebelumnya, perbedaan itulah yang menghasilkan suatu perubahan . Jika pilihan hasilnya sama dengan yang sebelumnya berarti akan memperkuat status quo yang ada. Perubahan organisasi (organizational change) didefinisikan sebagai pengadopsian ide-ide atau perilaku baru oleh sebuah organisasi. Organisasi dirancang untuk beradaptasi dengan perubahan lingkungan melalui pembaharuan dan pengembangan internal. Perubahan organisasi dicirikan dengan berbagai usaha penyesuaian-penyesuaian disain organisasi di waktu mendatang.
Menurut Wursanto (2005), organisasi mengalami perubahan karena organisasi selalu menghadapi bermacam tantangan. Tantangan itu timbul sebagai akibat pengaruh lingkungan. Lingkungan yang mempengaruhi perubahan organisasi terbagi 2 yaitu lingkungan eksternal dan internal. Faktor-faktor eksternal antara lain:
a. Politik, meliputi segala sesuatu yang berhubungan dengan pemerintahan dan organisasi-organisasi politik
b. Hukum, merupakan ketentuan yang berlaku yang harus ditaati.
c. Kebudayaan, organisasi harus mampu menyesuaikan dengan diri dengan hasil kebudayaan.
d. Teknologi, organisasi harus senantiasa mengikuti perkembangan teknologi mutakhir agar tidak ketinggalan jaman.
e. Sumber alam.
f. Demografi, meliputi sumber tenaga kerja yang tersedia di masyarakat.
g. Sosiologi, dalam bentuk struktur sosial,struktur golongan maupun lembaga-lembaga sosial.
Sedangkan faktor internal yang mempengaruhi perubahan organisasi adalah:
a. Perubahan kebijaksanaan pimpinan
b. Perubahan tujuan
c. Pemekaran/perluasan wilayah operasi organisasi
d. Volume kegiatan yang bertambah banyak
e. Tingkat pengetahuan dan ketrampilan dari para anggota organisasi
f. Sikap dan perilaku dari para anggota organisasi
g. Berbagai macam ketentuan atau peraturan baru yang berlaku dalam organisasi.
Dalam menghadapi berbagai macam faktor yang menyebabkan perubahan, organisasi dapat menyesuaikan diri dengan mengadakan berbagai perubahan dalam dirinya antara lain:
1. Mengadakan perubahan struktur organisasi. Perubahan tersebut meliputi menambah atau mengurangi pegawai maupun pejabat, menambah atau mengurani satuan organisasi, mengubah sistem desentralisasi menjadi sentralisasi atau sebaliknya, mengadakan peninjauan kembali tentang pembagian tugas, dsb.
2. Mengubah sikap dan perilaku pegawai dengan mengadakan pembinaan, pengembangan, pendidikan dan latihan pegawai.
3. Mengubah tata aliran kerja.
4. Mengubah peralatan kerja sesuai perkembangan teknologi modern, pengembangan, pendidikan dan latihan kerja.
5. Mengadakan perubahan prosedur kerja dalam penetapan kebijaksanaan, perencanaan, pengorganisasian maupun pengambilan keputusan.
6. Mengadakan perubahan dalam hubungan kerja antar personal, baik secara vertikal, diagonal maupun horisontal.
Sedangkan menurut Kurt Lewin dalam Change (2010) dalam proses menuju perubahan, kekuatan tekanan (driving forces) akan berhadapan dengan keengganan (resistance)untuk berubah. Perubahan itu sendiri terjadi dengan memperkuat tekanan dan melemahkan resistance. Ada 3 langkah yang diambil untuk mengelola perubahan yakni: Unfreezing, changing dan refreezing. Unfeezing adalah proses penyadaran tentang perlunya perubahan, changing berupa tindakan, refreezing berarti membawa kembali organisasi pada keseimbangan yang baru.
Dalam proses menuju perubahan, kekuatan penekan harus berhadapan dengan keengganan (resistance) untuk berubah yang digambarkan dalam bentuk penolakan baik secara individual maupun kelompok. Resistensi ndividual bentuknya adala:
a. Kebiasaan, seseorang cenderung menolak perubahan karena sudah merasa nyaman dengan pola hidup keseharian yang dijalani.
b. Rasa aman, seseorang dengan kebutuhan rasa aman yang tinggi cenderung menolak perubahan karena khawatir akan hilangnya rasa aman lantaran perubahan.
c. Faktor ekonomi, ada pegawai yang takut menurunnya pendapatan karena faktor perubahan.
d. Persepsi, cara pandang terhadap dunia sekitarnya yang mempengaruhi sikap.
Adapun penolakan yang bersifat organisasional adalah:
a. Inersia Struktural.
Artinya penolakan yang terstrukur. Organisasi, lengkap dengan tujuan, struktur, aturan main, uraian tugas, disiplin, dan lain sebagainya menghasilkan stabilitas. Jika perubahan dilakukan, maka besar kemungkinan stabilitas terganggu.
b. Fokus Perubahan Berdampak Luas.
Perubahan dalam organisasi tidak mungkin terjadi hanya difokuskan pada satu bagian saja karena organisasi merupakan suatu sistem. Jika satu bagian dubah maka bagian lain pun terpengaruh olehnya. Jika manajemen mengubah proses kerja dengan teknologi baru tanpa mengubah struktur organisasinya, maka perubahan sulit berjalan lancar.
c. Inersia Kelompok Kerja.
Walau ketika individu mau mengubah perilakunya, norma kelompok punya potensi untuk menghalanginya. Sebagai anggota serikat pekerja, walau sebagai pribadi kita setuju atas suatu perubahan, namun jika perubahan itu tidak sesuai dengan norma serikat kerja, maka dukungan individual menjadi lemah.
d. Ancaman terhadap Keahlian.
Perubahan dalam pola organisasional bisa mengancam keahlian kelompok kerja tertentu. Misalnya, penggunaan komputer untuk merancang suatu desain, mengancam kedudukan para juru gambar.
e. Ancaman Terhadap Hubungan Kekuasaan yang Telah Mapan.
Mengintroduksi sistem pengambilan keputusan partisipatif seringkali bisa dipandang sebagai ancaman kewenangan para penyelia dan manajer tingkat menengah.
f. Ancaman Terhadap Alokasi Sumber Daya.
Kelompok-kelompok dalam organisasi yang mengendalikan sumber daya dengan jumlah relatif besar sering melihat perubahan organisasi sebagai ancaman bagi mereka. Apakah perubahan akan mengurangi anggaran atau pegawai kelompok kerjanya?
Keneth Blanchard mengatakan bahwa kunci keberhasilan kepemimpinan sekarang adalah kemampuan mempengaruhi bukan otoritas, kepemimpinan yang bersifat tahan lama bukanlah yang paling sesuai tapi yang paling bisa beradaptasi. Ia selalu menyesuaikan dirinya dengan berbagai perubahan. Demikian pula dengan organisasi, organisasi sekarang tidak hanya belajar dari masa lalu tapi juga belajar untuk masa depan yang mungkin tidak ada kaitannya dengan masa lalu. Masa depan seharusnya dapat diantisipasi. Perubahan di masa mendatang bersifat 3 macam (Black & Gregersen) dalam “Change” (2010) yakni:
- Perubahan antisipatif (anticipatory change), adalah mengantisipasi sebelum perubahan terjadi, melakukan perubahan sebelum dituntut untuk berubah.
- Perubahan reaktif (reactive change), yaitu perubahan yang dilakukan sebagai reaksi terhadap setiap kejadian dan merespon tiap hal yang baru terjadi.
- Perubahan krisis (Crisis Change), yaitu perubahan yang dilakukan setelah perusahaan mengalami krisis, baik krisis sumberdaya, krisis waktu, krisis tenaga dan melibatkan banyak pihak.
Charles Handy, menyebutkan bahwa perubahan di atas mengikuti
kurva S-seperti huruf S yang disebut juga “Sigmoid Curve”, di mana
perubahan yang terjadi dalam organisasi mengikuti alur kurva dengan
berbagai strategi perubahan yang dilakukan. H.D Platt dalam
“Change” (2010) membedakan strategi perubahan ke dalam 3
kategori:
- Transformasi Manajemen (Manajemen Transformation)
- Manajemen Berputar Haluan (Turn around Management)
- Manajemen Krisis (Crisis Management)

2. Proses Perubahan Organisasi
Yang dimaksud dengan proses perubahan adalah tata urutan atau langkah-langkah dalam mewujudkan perubahan organisasi. Langkah tersebut terdiri dari:
a. Mengadakan pengkajian
Pemimpin organisasi harus bersifat reaktif terhadap berbagai perubahan yang terjadi di dalam mupun luar organisasi
b. Mengadakan identifikasi
Yang diidentifikasi adalah dampak perbahan yang terjadi dalam organisasi
c. Menetapkan perubahan
Pemimpin organisasi harus yakin bahwa perubahan memang harus dilakukan baik dalam rangka meningkatkan kemampuan organisasi maupun mempertahankan eksistensi.
d. Menentukan strategi, menurut Siagian (1983) strategi yang terbuka untuk melakukan perubahan dibagi dua: yaitu bersifat menyeluruh dan dilakukan secara simultan serta strategi yang bersifat parsial.
e. Melakukan evaluasi. Untuk melihat apakah hasil dari perubahan bersifat positif atau negatif perlu dilakukan penilaian.


3. Pengertian Pengembangan Organisasi

Menurut Gibson, Ivancevich, Donnely (1986), pengembangan organisasi adalah program untuk meningkatkan efektivitas keorganisasian dengan mengintegrasikan keinginan individu akan pertumbuhan dan perkembangan dengan tujuan keorganisasian. Secara khusus proses ini merupakan usaha mengadakan perubahan secara berencana yang meliputi suatu sistem total sepanjang periode tertentu, dan usaha mengadakan perubahan itu berkaitan dengan misi organisasi.
Sutarto (1984) menyatakan bahwa pengembangan organisasi adalah rangkaian kegiatan penantaan dan penyempurnaan yang dilakukan secara berencana dan terus menerus guna memecahkan masalah-masalah yang timbul sebagai akibat dari adanya perubahan sehingga organisasi dapat mengatasi serta menyesuaikan diri dengan perubahan dengan menerapkan ilmu perilaku yang dilakukan oleh pejabat dalam organisasi sendiriatau dengan bantuan dari luar organisasi.
Metode pengembangan organisasi ada 2 yaitu metode pengembangan perilaku dan metode pengembangan ketrampilan dan sikap. Metode pengembangan perilaku merupakan metode yang berusaha menyelidiki secara mendalam tentang proses perilaku kelompok dan individu. Contohnya:
- Jaringan manajerial, menurut Blake dan Mouton gaya kepemimpinan akan efektif bila perhatian pimpinan terhadap produksi dan perhatian kepada orang dalam keadaan seimbang. Dengan demikian pimpinan menunjukan perhatisn yang tinggi baik terhadap produksi maupun orang.
- Latihan kepekaan, merupakan latihan dalam kelompok dengan tujuan melatih kepekaan terhadap diri sendiri dan hubungan dengan orang lain (hubungan emosional)
- Pembentukan Tim, tim adalah kelompok kerja dengan maksud agar lebih efektif dalam melaksanakan pekerjaan
- Umpan balik survei, adalah metode yang berusaha mengumpulkan data-data dari para anggota organisasi untuk diperoleh umpan balik.
Sedangkan metode pengembangan ketrampilan dan sikap merupakan suatu program latihan yang dilaksanakan secara terus menerus dengan tujuan meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan sikap para anggota organisasi. Bentuknya antara lain latihan di tempat kerja, latihan instruksi kerja, latihan di luar tempat pekerjaan dan latihan di tempat kerja tiruan.

C. DEFINISI OPERASIONAL
Perubahan organisasi adalah suatu upaya mengambil langkah-langkah baru yang diharapkan lebih baik dalam rangka mempertahankan keberadaan organisasi dalam menghadapi tuntutan perubahan jaman. Perubahan dilakukan dengan cara:
1. Memperkuat faktor penekan kesadaran
2. Memperkecil faktor resistensi (keengganan)
3. Melakukan tahapan Freezing, changing dan unfreezing
4. Melakukan strategi-strategi perubahan seperti transformasi manajemen, manajemen putar haluan, manajemen krisis, perubahan antisipasi, perubahan reaktif dan perubahan krisis.
Untuk melaksanakan perubahan organisasi diperlukan adanya manajemen perubahan. Managemen perubahan menurut Greig Weiss (2007) adalah semua hal tentang sikap proaktif organisasi untuk siap, mau dan mampu secara sukses mengadopsi perubahan bisnis yang dapat diimplementasikan.
Doppelt dalam Weiss (2007) menyebutkan ada 7 kesalahan yang sering dilakukan oleh organisasi yaitu:
1. Berpikir patriarki, organisasi diatur melalui otoritas yang lebih tinggi yang menyebabkan tidak adanya tantangan. Solusi yang diambil: ubah mindset (cara pandang) yang dominan melalui peningkatan minat secara berkelanjutan.
2. Mempertahankan staus quo dengan pendekatan lingkungan dan isu sosial ekonomi, solusinya: menyusun kembali bagian-bagian tim dalam transisi organisasi. ‘Pengocokan’ penting karena perencana dan pengambil keputusan sering berkutat pada diri mereka sendiri dengan orang tertentu saja, tidak percaya pada orang lain dan takut perubahan.
3. Visi yang tidak jelas, solusinya ubah tujaun dengan menetapkan visi ideal dan memandu prinsip-prinsip berkelanjutan.
4. Bingung (masih rancu) antara sebab dan efek, solusinya restrukturisasi aturan-aturan dengan mengadopsi strategi-strategi baru sehingga kita mampu mengukur kemajuan.
5. Kesenjangan informasi, gagal untuk mengkomunikasikan secara efektif tentang kebutuhan dan tujuan, strategi dan outcome yang diharapkan untuk usaha berkelanjutan. Solusi bagi aliran informasi dengan menyesuaikan tingkat kebutuhan, visi dan strategi.
6. Mekanisme yang tidak efesien untuk belajar dimana para pegawai memiliki peluang yang terbatas untuk menguji ide mereka, sedikit menerima penghargaan dan tidak banyak pembelajaran yang terjadi. Solusi: mengkoreksi alur umpan balik dan mengadopsi mkanisme pembelajaran yang baru.
7. Gagal dalam menginstitusikan (melembagakan) upaya keberlanjutan. Solusi:menyesuaikan parameter-parameter dengan menformat sistem dan struktur keberlanjutan.
Elemen-elemen suksesnya suatu perubahan adalah:
1. Visi
2. Insentif (kasus bisnis, kepemimpinan, akuntabilitas dan format pembiayaan)
3. Manusia (skill dan format organisasi)
4. Sumber daya
5. Rencana Aksi.

D. APLIKASI BERDASAR TEORI

Perubahan organisasi dalam menghadapi tantangan masa depan dan era global adalah sebuah keniscayaan, apalagi Indonesia sudah memasuki era WTO atau perdagangan bebas di mana konsekwensinya kita harus siap baik secara SDM maupun kesiapan pendidikan secara makro. Salah satu institusi pendidikan di Indonesia yang mengami perkembangan pesat karena berhasil melewati tahap-tahap perubahan organisasi adalah Binus University.
BINUS UNIVERSITY pada awalnya adalah sebuah lembaga pendidikan komputer jangka pendek yang berdiri pada tanggal 21 Oktober 1974 dengan nama Modern Computer Course. Berkat landasan yang kuat, visi yang jelas, dan dedikasi tinggi yang berkesinambungan, lembaga ini terus berkembang.
Pada tanggal 1 Juli 1981, karena banyaknya peminat dan pesatnya pertumbuhan, lembaga pendidikan komputer ini berkembang menjadi Akademi Teknik Komputer (ATK) dengan jurusan Manajemen Informatika dan Teknologi Informasi. Tiga tahun kemudian, tepatnya pada tanggal 13 Juli 1984, ATK mendapat status Terdaftar dan berubah menjadi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Jakarta. Kemudian pada tanggal 1 Juli 1985, dibuka jurusan Komputerisasi Akuntansi, dan pada tanggal 21 September 1985, AMIK Jakarta berganti nama menjadi AMIK BINA NUSANTARA.
Dalam usia mudanya, sebuah prestasi emas ditoreh AMIK BINA NUSANTARA dengan terpilih sebagai Akademi Komputer Terbaik oleh Depdikbud melalui Kopertis Wilayah III Jakarta pada tanggal 17 Maret 1986.
Berkat makin meningkatnya kebutuhan masyarakat akan tenaga-tenaga andal dalam bidang teknologi informasi, pada tanggal 1 Juli 1986, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) BINA NUSANTARA didirikan dengan Program Strata-1 (S1) jurusan Manajemen Informatika dan Teknik Informatika. Bersamaan dengan itu juga dibuka jurusan Teknik Komputer (S1).
Pada tanggal 9 November 1987, AMIK BINA NUSANTARA dilebur ke dalam STMIK BINA NUSANTARA sehingga terbentuk sebuah lembaga yang menyelenggarakan Program Diploma III (DIII) dan Strata-1 (S1). STMIK BINA NUSANTARA berhasil memperoleh status "Disamakan" untuk semua jurusan dan jenjang pada tanggal 18 Maret 1992, dan pada tanggal 10 Mei 1993 mendapat kepercayaan untuk membuka Program Magister Manajemen Sistem Informasi, salah satu Program Pascasarjana pertama di Indonesia di bidang tersebut.
Pada tanggal 8 Agustus 1996, BINUS UNIVERSITY berdiri dan secara sah diakui oleh pemerintah. STMIK BINA NUSANTARA kemudian melebur ke dalam BINUS UNIVERSITY pada tanggal 20 Desember 1998, sehingga BINUS UNIVERSITY memiliki: Fakultas Ilmu Komputer, Fakultas Ekonomi & Bisnis, Fakultas Sains & Teknik, Fakultas Bahasa & Budaya, Fakultas Psikologi, Fakultas Komunikasi & Multimedia dan Program BINUS Online Learning.
E. KESIMPULAN
- Organisasi yang dinamis selalu berusaha menyesuaikan dirinya dengan tantangan baik yang datangnya dari luar maupun dalam. Perubahan organisasi adalah pengadopsian ide-ide atau perilaku baru oleh sebuah organisasi. Organisasi dirancang untuk beradaptasi dengan perubahan lingkungan melalui pembaharuan dan pengembangan internal. Perubahan organisasi dicirikan dengan berbagai usaha penyesuaian-penyesuaian disain organisasi di waktu mendatang.
- Ada 3 langkah yang diambil untuk mengelola perubahan yakni: Unfreezing, changing dan refreezing. Dalam proses perubahan faktor-faktor kekuatan untuk berubah harus ditingkatkan sedang faktor penolakan akan perubahan harus diperlemah sehingga perubahan dapat terjadi sesuai keinginan organisasi.

- Ciri-ciri Pengembangan organisasi adalah:
a. Pengembangan organisasi merupakan usaha yang dilakukan berencana
b. Terus menerus
c. Orientasi pada masalah
d. Menerapkan asas-asas dan praktek perilaku
e. Usaha ke arah penyempurnaan organisasi
f. Merupakan tanggapan terhadap berbagai perubahan yang terjadi di luar organisasi
g. Usaha menyesuaikan dengan hal-hal baru
h. Dilakukan oleh pimpinan organisasi
i. Merupakan fungsi administrasi
j. Merupakan bagian dari fungsi organizing
k. Berorientasi pada kemajuan





.